Actuellement, la transmission de vos informations sur les supports numériques est devenue cruciale: vous gagnerez du temps, de la productivité, de la réactivité, de la sécurité et des coûts, ce qui est aussi un geste supplémentaire pour protéger la planète.
La dématérialisation : qu’est-ce que c'est ?
La dématérialisation, c'est numériser les supports papier et faire des formats électroniques le standard de la gestion documentaire des entreprises. Ainsi, une distinction est faite entre dématérialisation « native » et dématérialisation « duplicative ». La première méthode consiste à recevoir directement des documents au format numérique, tandis que la seconde méthode consiste à copier des documents papier existants au format numérique. Ainsi, les documents, les échanges, et une série de processus peuvent être dématérialisés: factures, fiches de paie, contrats... pour leur donner valeur juridique, confidentialité, ou les signer.
Dématérialisation : la valeur juridique d'un document
Selon le type du document transféré, de nombreuses conditions doivent être remplies pour assurer la conformité légale. Dans le cas des factures, il s'agirait du respect des règles européennes de le considération de la réglementation sur la signature et surtout l'archivage des documents, mais aussi de la réglementation française, notamment concernant la possibilité de contrôle.
Les procédures concernant les clauses de mise en demeure se délimitent à vérification de la cohérence des documents et mentions obligatoires sur les factures lors de l'envoi et de la réception, tenue d'une liste des messages envoyés et reçus, archivage des factures, et possibilité de restituer ces éléments à la demande du tribunal. Certains types de documents nécessitent un système de certification pour chaque étape du cycle de vie du document. Entre alors en jeu un certificat d'identité (ou la signature numérique) qui permet d'identifier les acteurs tout au long du processus, des émetteurs aux différents acteurs de l'élaboration du document. Parfois, il est associé à un mécanisme d'horodatage destiné à garantir l'heure et la date de la phase de traitement.
Dématérialisation des documents : les avantages pour une entreprise
La dématérialisation est le principal enjeu économique d’une entreprise. La gestion et le classement des formats papier prennent du temps et nécessitent du temps et d'espace. La dématérialisation met fin à ces problèmes. Aussi, l'impression, la signature des notes de frais et la numérisation des reçus associés chaque jour sont des activités redondantes. Grâce à la numérisation du document, les salariés peuvent saisir sa note de frais par un processus simple et annuler la pièce justificative associée : cachet électronique. Ainsi, la dématérialisation des documents permet de réaliser des économies. Enfin, elle aide une entreprise à se placer comme un acteur engagé dans la réduction de son empreinte écologique.