La signature électronique : un outil devenu incontournable

La crise sanitaire a entraîné des restrictions sur nos déplacements et la diffusion du télétravail. La possibilité de signer à distance devient nécessaire pour continuer à exercer des activités commerciales ou administratives et permettre à la société de fonctionner.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Une signature électronique est un procédé qui permet d’assurer l’intégrité d’un document ou d’un contrat sous format électronique et de vérifier son auteur grâce à une signature manuscrite similaire à un document papier. Elle dispose de la même valeur juridique qu’une signature sous format manuscrit. Elle diffère d’une signature écrite en ce qu’elle n’est pas visuelle, mais répond à une suite de caractères. En revanche, une signature numérique (dessinée ou insérée par le signataire) et une signature scannée n’ont pas la même valeur probante, et elle ne constitue pas une preuve de consentement. Les signatures électroniques ont deux objectifs principaux:

• Assurer l’intégrité du document ou d’un contrat, c’est-à-dire de garantir que le document n’a pas été falsifié entre la signature et la consultation.
• Vérifier l’auteur, c’est-à-dire s’assurer de l’identité du signataire.
• Fournir une preuve de consentement.

Pour cela, la signature électronique doivent être: authentiques, infalsifiables, non réutilisables, inaltérables, irrévocables.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

En économisant du temps et de l’argent, les signatures électroniques sont un outil qui fournit des services de productivité aux expéditeurs et aux destinataires. L’usage de la signature électronique contribue à:

• Simplifier l’envoi et l’échange de contrats, de factures ou des documents, qui peuvent se faire via un smartphone ou un ordinateur.
• Accélérer le processus de signature: les documents ou les contrats peuvent être signés rapidement, et peuvent également être paraphés par les parties en même temps au lieu d’être signés séquentiellement comme les documents papier.
• Suivi en temps réel de l’avancement du document: nous pouvons voir qui a signé, et si nécessaire, faire un suivi auprès de ceux qui n’ont pas signé.
• Protéger les données dématérialisées: Des tiers de confiance garantissent l’intégrité de vos données

Quelle est sa valeur juridique ?

Depuis l’année 2000, les signatures électroniques en France ont la même valeur que les signatures manuscrites dans les autres pays de l’UE. Le choix du niveau de signature défini par eIDAS dépend de l’objet et de l’émission du document à signer: en cas de litige, plus votre signature a une grande crédibilité, plus il est difficile de remettre en cause la validité de la facture signée et des engagements saisis. Selon la situation, le niveau de sécurité approprié sera sélectionné. Sachant que les fichiers électroniques doivent être archivés à condition d’en assurer l’intégrité pour s’assurer qu’ils ne peuvent être falsifiés.