Les signatures électroniques ont radicalement changé le monde du travail. Elles offrent de nombreux avantages par rapport aux signatures matérialisées traditionnelles. Les entreprises en transformation numérique apprécient les avantages d’une signature électronique. Mais quels sont donc les avantages de la signature électronique ?
Signature électronique : un réel gain de temps
Les documents contractuels doivent d’abord être envoyés par mail ou par courrier au client avant d’être imprimés puis remis au responsable compétent pour être signé. Des retards supplémentaires peuvent être causés par l’attente du document retourné par courrier ou par e-mail. Les contrats numériques et la possibilité de dématérialiser les documents accélèrent considérablement le traitement des contrats. Chaque signature électronique élimine le besoin d’un long délai afin que les deux parties puissent tirer parti de leurs avantages respectifs. Les entreprises, les fournisseurs de services et les clients peuvent tous bénéficier de cet arrangement. Pour cette raison, mettre une limite de temps sur les contrats est important dans les affaires. Les clients peuvent renégocier les conditions ou se retirer d’un contrat avant qu’il ne soit signé s’ils n’en sont pas sûrs. Avec un contrat dématérialisé, vous avez également accès à des informations indisponibles sur les contrats papier. Cela inclut l’heure et la date de la signature du contrat. Ainsi, obtenez plus d’informations en visitant ce site web.
Améliorer l’efficacité commerciale et les relations avec les clients
La technologie des signatures électroniques ajoute plus d’options et de mobilité lorsque l’on compare les signatures manuscrites traditionnelles à la signature numérique. Du fait de sa capacité à être utilisée, peu importe, où vous êtes ou comment vous voyagez, cette méthode de signature formalise plus facilement les accords instantanément. En signant immédiatement un contrat, vos employés n’auront pas besoin d’attendre votre retour. Les signatures électroniques facilitent l’expérience client en améliorant le processus global. Parce que les employés ont plus de temps libre, ils peuvent effectuer des tâches administratives beaucoup plus rapidement. Cela conduit à une augmentation significative de la productivité. Les employés peuvent utiliser n’importe quel type de document chaque fois qu’ils signent une signature électronique. Ils peuvent inclure un résumé d’un entretien professionnel, des contrats de travail, des rapports d’activité et plus encore à l’aide d’un logiciel RH. De plus, les services peuvent utiliser cette signature pour traiter les processus métier. Le DPO peut imposer à tous les sous-traitants et salariés de se conformer à une réglementation spécifique en demandant leur signature dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données. Il maintient également un large portefeuille de documents juridiques : NDA, contrats, clauses de confidentialité et engagements contractuels pour les représentants commerciaux. De plus, le service juridique souhaite spécifiquement obtenir des accords de sa part.
Améliorer la sécurité des fichiers signés
Le règlement européen définit les trois niveaux de sécurité des signatures électroniques. Il s’agit du règlement Electronic eIDas. Il stipule que les personnes peuvent choisir l’un des trois types de signatures : la signature électronique simple, régulière et la haute sécurité de la signature électronique. Celles-ci sont utilisées pour des actions juridiques et financières avec des conséquences minimes. Elle permet aussi d’identifier un document par son créateur. Afin de créer un certificat numérique, le créateur doit d’abord s’inscrire à un cours avancé de signature électronique. Certains documents juridiques et financiers nécessitent la signature du signataire. Ces documents comprennent l’assurance-vie, les contrats de vente immobilière et les contrats de crédit. La signature la plus sécurisée est la signature électronique qualifiée ; il est validé par le document d’identité d’une personne. L’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information, ou ANSSI, supervise l’autorité de certification française. Les méthodes de l’autorité de certification sont rarement utilisées, car elles sont très contraignantes et uniquement accessibles via une réunion physique ou virtuelle. Tout d’abord, un token certifié comme une clé cryptographique USB ou une carte à puce doit être présentée lors d’une réunion en face à face avec l’autorité de certification. Ensuite, la présentation du token doit être stockée dans un emplacement sécurisé pour une récupération ultérieure. Ces méthodes sont utilisées par les avocats, notaires, greffiers et autres professionnels du droit pour signer des documents. Pour ces raisons, il est recommandé de vérifier auprès de vos conseillers ou de votre opérateur de signature avant d’utiliser cette méthode.
Avantages écologiques du zéro papier
L’élimination du besoin de papier réduit à la fois l’empreinte carbone et l’impact environnemental d’une entreprise. Un système de contrat purement électronique élimine le besoin de signatures, d’enveloppes et de photocopies. Compte tenu de la surconsommation de papier, il est facile de comprendre pourquoi la dématérialisation des documents et l’utilisation des signatures électroniques sont si bénéfiques. Les deux réduisent la quantité de papier nécessaire. De nombreux contrats nécessitent des dizaines de pages, voire même des documents annexes. Dans cet esprit, il est facile de comprendre pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de mettre en œuvre le processus de la signature électronique. Non seulement ils aident à réduire les coûts, mais ils réduisent également le besoin d’électricité, d’encre et d’autres ressources. De plus, la mise en œuvre de ces processus aide les entreprises à crédibiliser leurs politiques de Responsabilité Sociale d’Entreprise.