Quel est l’impact de la dématérialisation des documents sur les entreprises ?

Publié le : 16 novembre 20214 mins de lecture

Auparavant, l’archivage, la signature et la conservation des documents d’entreprise se faisaient sur de simples papiers. Actuellement, grâce à l’évolution technologique et avec l’arrivée de la pandémie du COVID-19, la dématérialisation est devenue une nécessité pour la plupart des entreprises. Ainsi, les fonctionnalités documentaires digitales sont devenues de plus en plus importantes et plus pratiques pour les collaborateurs et les clients. Mais quel impact peut donc avoir ce système de dématérialisation dans les entreprises ?

Dématérialisation des documents : de quoi s’agit-il ?

La dématérialisation consiste à la transformation des données matérielles et des supports d’information papier en un fichier numérique et informatique. Cela se traduit par une procédure qui permet de numériser tous les dossiers d’une entreprise. La gestion de ces fichiers est totalement électronique. Il existe en général, deux types de dématérialisation possibles : la dématérialisation native qui consiste à la réception directe des documents sous forme numérique et la dématérialisation dite duplicative. Dans ce processus, l’utilisation d’un appareil électronique est cruciale (ordinateur, téléphone, tablette, …). En revanche, l’emploi des impressions n’est plus nécessaire. Ce système se sert souvent de différents logiciels adaptés à la numérisation des données comme la GED.

Quels avantages de l’appliquer en entreprise ?

Pour une entreprise, la mise en place de la dématérialisation des documents s’avère être la solution parfaite surtout si la société présente un problème de stockage et de rangement de dossiers. Ce processus vous offre ainsi la possibilité de gagner de la place et d’améliorer l’organisation interne de votre société. Ce système permet un gain de temps considérable et une augmentation de la productivité et de la réactivité de l’entreprise. Le délai de traitement des documents se retrouve réduit et le classement des dossiers devient plus rapide. La dématérialisation offre un environnement plus écologique grâce à l’élimination du papier. Sur le plan financier, elle permet de faire des économies.

La dématérialisation : quels sont ses inconvénients ?

Les inconvénients liés à la dématérialisation des documents en entreprise reposent surtout sur la sécurité des documents et l’investissement qu’elle représente. Étant donné qu’il s’agit de données numériques et informatiques, les entreprises ne sont pas à l’abri du piratage informatique et de virus provoqués par certains logiciels. La transmission des données s’avère parfois aussi difficile pour certaines entreprises du fait de leur sensibilité. Côté investissement, la dématérialisation peut également présenter un financement considérable pour certaines sociétés. En effet, le coût d’un matériel performant et opérationnel est beaucoup plus cher. Vous devez ainsi investir plus de budgets dans vos choix de matériel informatique.

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