Le courrier recommandé représente une forme d’expédition accompagnée d’une preuve de dépôt et de remise du document au destinataire sous forme de récépissé. La lettre recommandée au format électronique est la version dématérialisée d’un recommandé au format papier, et son envoi est exclusivement réalisable en ligne. Sa valeur juridique reste notamment un sujet de débat du fait que l’opération peut être effectuée de différentes façons.
Document dématérialisé et le règlement eIDAS
Le règlement eIDAS garantie la force juridique d’un document dématérialisé à travers une multitude de normes. En effet, ce dernier accorde un effet juridique aux documents électroniques en mettant en place une méthode de communication sécurisée entre les acteurs. La forme du courrier recommandé électronique sera donc respectueuse de l’ensemble des modalités d’envoi prévues par eIDAS, en plus de contenir des mesures de contingences permettant de pallier aux défauts de la double certification.
Lettre recommandée dématérialisée : quelles conditions ?
La valeur juridique d’un courrier recommandé au format électronique est identique à celle d’une lettre recommandée avec un accusé de réception en version papier. En revanche, plusieurs conditions doivent être remplies afin que celle-ci soit juridiquement viable, et sont à savoir :
- L’entité responsable de l’acheminement se porte garant des identités exactes de l’expéditeur et du destinataire.
- Un accord préalable est obligatoire dans le cas où le destinataire n’est pas un professionnel, et un format papier doit être envoyé si celui-ci refuse.
- Les dates de réception et d’expédition doivent être correctement établies et vérifiables.
Avec la preuve de dépôt électronique, la date et l’heure de l’envoi suivies des coordonnées des correspondants seront enregistrées. Ces informations seront d’ailleurs certifiées par un cachet et signature électroniques cryptés pour attester qu’aucunes modifications n’ont été apportées depuis l’envoi. Un chef d’entreprise pourra alors rapidement se justifier si un conflit ou litige l’amène devant la justice.
La procédure pour maintenir la valeur juridique du courrier
Pour expédier une lettre recommandée électronique gardant la même valeur juridique que le format papier, l’expéditeur devra choisir un opérateur qui prendra en charge l’acheminement. Dès que le courrier est déposé sur la plate-forme en ligne du prestataire, un formulaire devra être rempli en plus de s’acquitter des frais du service. Les destinataires sont alors invités à accepter la réception de la lettre en se connectant sur la plate-forme.
Avant l’envoi, l’opérateur doit également notifier le destinataire via mail qu’un courrier recommandé lui sera transmis. Une preuve de dépôt lui sera ensuite remise, et cette dernière devra être conservée par l’expéditeur de l’opérateur pendant une période minimale de 1 an. Attention, le destinataire n’est informé de l’identité de l’expéditeur que lorsqu’il accepte de recevoir le courrier recommandé.